成都轻工职业技术大学公文处理办法

第一章  总则

第一条  为切实规范和改进学校公文处理工作，推进公文处理科学化、制度化、规范化，切实发挥公文以文辅政作用，提高公文处理质量，改进工作作风，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校及各二级单位的公文处理工作。各二级单位包括各二级党总支、直属党支部，各职能部门、教学单位、科研机构。

第三条  公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依据学校章程办学治校和进行公务活动的重要工具。本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第四条  公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  学校党政办公室负责学校公文处理工作，并对各二级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。全校各二级单位主要负责人为本单位公文处理第一责任人，应当高度重视，加强组织领导，强化队伍建设，配备相对稳定的人员负责本单位的公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学校党代会、党委全委会、教代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志（版头）、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志（版头）。学校公文版头为发文单位全称。学校党委和行政公文版头由党政办公室负责制作，学校纪委公文版头由纪委办公室负责制作。除党政办公室、校工会、校团委以及具有独立法人资格的二级单位经学校批准可制作本单位的公文版头外，其他二级单位一律不得自行制作公文版头，统一使用“成都轻工职业技术大学处室函件”版头。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。以学校党委和行政名义印发的公文，由党政办公室负责统一编号管理；以学校纪委名义印发的公文，由纪委办公室负责统一编号管理；以各二级单位名义印发的公文，发文单位代字由各二级单位自行确定，并报党政办公室备案。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。用印页（发文单位署名页）如无正文，应标注“此页无正文”字样。

（十四）附注。需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位、报送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第四章  行文规则

第九条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制公文数量和规格，二级单位职责范围内的常规工作、事项，可以本单位名义向其他二级单位行文的，不以学校名义行文。

第十条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十一条  向上级部门行文，一般用请示、报告、意见等文种。行文应当遵循以下规范：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。

（四）拟请上级部门负责人出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级部门负责人批示的情况报告，应当附负责人批示复印件。

（五）各二级单位如需以公文形式向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规定行文。主送二级单位的来文，可以二级单位名义进行答复。

第十二条  向下级单位行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复、纪要等文种。以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文和特定范围公文。普发性公文的主送单位统称为“各党总支、直属党支部”或“各二级单位”；特定范围公文的主送单位可使用“各有关单位”或直接罗列具体主送单位，使用“各有关单位”的，应在公文版记处罗列主送单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

第十三条  同级或者不相隶属单位之间行文，一般用函、意见等文种，行文应遵循以下规范：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

（三）对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。

第十四条  学校党委和行政必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十五条  除党政办公室外，学校其他二级单位原则上不得以二级单位名义对外正式行文。校工会、校团委以及具有独立法人资格的二级单位可向校外业务对口单位行文。

第十六条  党政办公室根据学校党委、行政授权，可向校内各二级单位行文。其他二级单位未经分管领导批准不得向全校发布指示性公文，但可就各自职权范围内的事项，以二级单位函件形式发布日常例行工作通知等一般性公文，或经授权转发领导小组、委员会议定事项。

第五章  公文起草

第十七条  学校综合性重要公文，由牵头单位负责起草，相关单位配合，必要时可由党政办公室组织起草；各二级单位日常业务性、专业性公文，由本单位起草。

第十八条  公文应当由掌握政策、熟悉业务的人员负责起草。发文单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作并认真审核，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。公文起草应当遵循以下原则：

（一）符合党内法规和国家法律法规以及党的路线方针政策；

（二）符合上级机关的相关规定和要求，同学校现行有关公文相衔接；

（三）完整准确体现发文意图；

（四）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；

（五）观点鲜明、主题突出、表述准确、文字简洁，文种正确，符合行文规则和公文格式。

第十九条  起草公文时，涉及以下事项须按要求办理：

1.涉及其他部门职权范围的事项，发文单位应主动与有关部门协商一致；

2.涉及师生权益的事项，应当深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，并进行规范性、合法性审查和公平竞争审查；

3.涉及重要敏感内容、容易引发问题的事项，应当进行风险评估；

4.重大改革发展方案、重要规章制度等须按学校党委常委会会议、校长办公会议议事规则提交党委常委会、校长办公会审议，审议通过后公文正文应当统一标注“《XXXXXX》已经XXXX年第XX次党委常委会会议（或校长办公会议）审议通过”。

第六章  公文审核

第二十条  学校实行公文“三校制”。各二级单位以学校名义起草的公文，由拟稿人员负责初校，经发文单位负责人审核同意后，提交至党政办公室审核。

第二十一条  发文单位负责人审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党内法规和国家法律法规以及党的路线方针政策；是否符合上级机关的相关规定和要求；是否同现行有关公文相衔接；是否完整准确体现发文意图；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他部门职能的，是否协商一致。

（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条  党政办公室审核的重点是：

（一）文种是否正确，格式是否规范；文字、数字、人名、地名、时间、引文、计量单位、段落顺序、标点符号等是否规范准确。

（二）重要政策性公文是否广泛征求意见；需要会议决定的，是否提交会议审议通过；规范性审核和风险评估是否符合规定。

（三）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十三条  经党政办公室审核，符合发文要求的，报送相关校领导审核签发；认定不宜发文的，退回发文单位并说明理由；符合发文要求但内容需作进一步研究和修改的，应与发文单位协商或由发文单位修改后重新报送。以二级单位函件形式起草的公文，由发文单位负责人审核同意后，直接报分管校领导签发。

第二十四条  送交党政办公室审核的公文文稿，普通件一般3个工作日内审核送签，加急件一般不超过1个工作日，特急件应当即送即审。

第七章  公文签发

第二十五条  以学校名义印发的公文，经发文单位分管校领导审签后，由党委书记或校长签发。涉及其他校领导分管业务的，应由相关校领导会签。党政联合发文等须由校长和党委书记共同审核的，一般先经校长核签，再经党委书记审签。以学校党政办公室名义印发的平行文、下行文，可由党政办公室主任签发，涉及重要事项的，须报请分管校领导审核同意。签发后的公文原则上不得再作修改，特殊情况需对文稿作实质性修改的，应当按程序重新签发。

第二十六条  校领导应及时审签报批文稿。因出差等原因不能及时审签的，经请示同意，可先发文再补签，或者按相关规定由其他校领导审签。校领导审签公文应签署明确意见，仅签名未签署意见的，视为同意。

第八章 公文印发

第二十七条  公文签发后，党政办公室应进行复核，主要核查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核还需进行实质性修改的，应按程序复审。公文印制前，发文单位应对全文进行认真校核。

第二十八条  对复核校对后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。公文的分送范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应经发文单位同意。

第二十九条  公文印发应注重时效，厉行勤俭节约。一般通过OA办公系统进行审核、签发，并由党政办公室以电子公文方式及时发送，除根据报送或存档需要少量印制外，不再印发纸质公文。若有特殊情况需分送公文纸质件，一般由发文单位负责。

第三十条  纸质公文印制完毕，应加盖印章。

第三十一条  涉密、内部文件严格按照机要保密规定拟制、印制、传递。

第九章  收文办理

第三十二条  收文办理指收到外来公文的处置办理过程，由党政办公室统筹管理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）签收。对收到的公文逐件清点，核对无误后签收，并注明具体签收时间。

（二）登记。将公文的收文日期、收文编号、来文单位及文件名称等主要信息登记。紧急公文应根据情况注明“急”或“特急”字样，并注明办理时限。

（三）审核。党政办公室就来文是否需要学校办理，是否符合行文规则等进行审核。不符合规定的，及时退回来文单位并说明理由。

（四）拟办、批办。党政办公室根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，报校领导批示后送承办单位办理，紧急公文可同步送达承办单位。涉及多个承办单位的，应明确牵头单位和协办单位。若未有明确的职能界定，由党政办公室根据实际情况指定牵头单位。承办单位如对拟办意见有异议，应迅速向党政办公室反馈，由党政办公室酌情重新签署拟办意见。校领导已作出批示的文件，一般不修改拟办意见。阅知性公文由党政办公室确定范围后分送。

（五）承办。承办单位收到公文后，应按时限要求及时办理，不得积压延误、错办漏办，确有困难的，应及时与来文单位联系说明情况。需要答复的来文，承办单位在职权范围内可以答复的，应直接答复来文单位。有牵头单位和协办单位的，由牵头单位负责答复。需要回复公文的，按发文程序办理。文件办理结果应及时向党政办公室反馈。

（六）催办。党政办公室对公文的承办情况进行督促检查，及时了解办理进展情况，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。定期统计公文办结情况，以适当形式进行通报并作为督办考核的参考依据。

第三十三条  各二级单位收到的外来公文，涉及重要事项的，应报分管校领导阅示；主送学校、需要统筹协调的，应及时送交党政办公室登记处理；主送学校二级单位的，由各二级单位参照本办法处理。

第三十四条  涉密文件的查阅、处理须在保密室或指定的符合保密要求的场所进行，并严格执行保密管理规定，不得擅自带离、复制、拍摄、抄录；确需借阅涉密文件的，必须按规定办理借阅手续。文件借出后，需在安全的校内办公场所中阅件，严控知悉范围，并将涉密文件暂存保密文件柜，阅完须及时归还，不得拖延留存。

第十章  公文管理

第三十五条  学校公文由党政办公室专人统一管理。学校建立机要保密室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十六条  学校各单位应当实行收、发文台账管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十七条  公文须及时立卷、归档，具体按学校档案管理工作要求执行。

第三十八条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文的销毁由学校保密办公室按有关规定进行，个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十九条  公文密级的确定、变更和解除，由学校保密办公室审批。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

第四十条  复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或保密办公室主任批准。复制件应当加盖复制单位戳记，复制的公文视同原件管理。绝密级公文严禁复制。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第四十一条  公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。

第四十二条  校内二级单位合并时，全部公文应当随之合并管理；二级单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退、归档。

第十一章  附则

第四十三条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第四十四条  本办法自发布之日起施行。